Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Некоторые обстоятельства обуславливают необходимость использования личного транспортного средства для решения производственных задач. За предоставленное в пользование имущество, его владельцу полагается компенсация расходов, выплаты проводятся в ежемесячном режиме. Величина компенсации не учитывается при расчете налога на прибыль. С нее не удерживаются НДФЛ и страховые взносы. Условия использования автомобиля в целях субъекта предпринимательства должны быть оговорены в трудовом договоре или в дополнительном к нему соглашении. В этих же документах необходимо отразить величину компенсации и порядок ее расчета. Как определяется ее величина и как правильно оформить процедуру?

Какие расходы подлежат компенсации?

Использование транспорта сотрудников актуально для руководителей компании, применяющих труд наемных работников, предусматривающий разъездной характер работы. Сложно представить менеджеров по продажам или торговых представителей, выполняющих должностные обязанности без транспортного средства. Поскольку сотрудникам руководящего состава часто приходится мобильно решать возникшие проблемы, то они также используют свои машины в производственных целях.

Работодатель не вправе навязывать наемному работнику условия использования его личного транспорта и порядок проведения взаиморасчетов. Он должен заранее уведомить соискателя о необходимости эксплуатации его автомобиля для выполнения обязанностей, возлагаемых должностной инструкцией. Трудовой Кодекс регламентирует обязательства руководителя компании включить условия предоставления транспорта и порядок проведения расчетов и выплат компенсационного характера в трудовое соглашение. Наниматель обязан выплачивать компенсационные выплаты сотруднику за понесенные им затраты в сфере:

• Текущих ремонтных работ по восстановлению функциональности автомобиля, утраченной в результате его эксплуатации в рабочих целях;
• Технического обслуживания;
• Приобретения расходных материалов, таких как топливо, масло, смазка и антифриз.

Отдельной статьей расходов рассчитываются и выплачиваются амортизационные затраты владельца транспортного средства. Оплата услуг страховой компании, возмещение ущерба третьим лицам при ДТП, мойка машины и чистка ее салона компенсируются работодателем при условии ее эксплуатации по договору аренды. В такой ситуации все расходы будут выплачиваться от имени нанимателя.

Как рассчитать размер выплат?

В Письме Минфина России № 57 от 21.07.92 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок» регламентированы месячные нормированные показатели компенсации, величина которых зависит от мощности транспортного средства. При объеме двигателя до 2 л, она составляет 1200 рублей, а для мощных авто, сумма увеличивается до 1500 рублей.

Сумма компенсации за эксплуатацию личного авто для реализации предпринимательских задач работодателя может быть постоянной или расчетной величиной. Порядок расчетов должен быть отражен в трудовом договоре и в распорядительной документации по предприятию. При установлении конкретной величины компенсации, информацию об ее размере следует указать в соглашении, в приказе и в расчетном листе.

Оформление процедуры

Автовладелец должен предоставить руководителю ПТС и полис ОСАГО, а начальник должен оформить распоряжение для бухгалтерии о компенсационных начислениях. Чтобы исключить недоразумения финансового характера между работодателем и наемным работником, транспорт которого используется в служебных целях, следует правильно оформлять документацию. Все условия, порядок и правила должны быть отражены в договоре, в котором также должны быть указаны:

• Стороны соглашения;
• Описание транспорта;
• Размер фиксированной компенсации или порядок расчета величины;
• Сроки и порядок оплаты.

В случае необходимости оформляются путевые листы, которые содержат фактические маршруты перемещений, а также чеки и квитанции, подтверждающие дополнительные расходы (бензин и т.п.). Все компенсационные выплаты проводятся при наличии подтверждающих факт использования авто документов. Затраты на топливо и другие расходные материалы идентифицируются чеками с АЗС. Они сопоставляются с бухгалтерским отчетом о расчетных параметрах расходов, величина которых не должна превышать фактическое значение. Счета на ремонт в автосервисе обычно оплачиваются работодателем, если другой порядок взаиморасчетов не предусмотрен в договоре. Амортизация транспорта компенсируется в соответствии с бухгалтерскими расчетами.

Заключение

С некоторыми работодателями сотрудничество по трудовому договору без использования личного транспорта в служебных целях невозможно. Это связано с отсутствием на балансе предприятия автомобилей для решения производственных задач. Часто оплатить компенсацию за личный транспорт наемному работнику дешевле, чем приобрести авто. Соглашаясь на работу с использование личного транспорта, сотрудник должен обсудить с работодателем режим, условия его использования, а также порядок компенсации всех расходов. Ему следует провести расчеты и сделать выводы о том, будет ли сотрудничество выгодным.