Как восстановить утерянную трудовую книжку через Пенсионный фонд?

Утеря или порча трудовой книжки может стать серьезным препятствием для назначения любого вида пенсионного обеспечения. Особенно неприятной эта потеря может стать для граждан, записи в трудовой книжке которых появились еще до введения индивидуального (персонифицированного) учета, поскольку данные о трудовой деятельности граждан до 2002 года не вносились в базу ПФР.

Можно ли восстановить трудовую книжку и как это сделать? Каким образом происходит восстановление документа через Пенсионный фонд? Что для этого потребуется от гражданина? Постараемся ответить на эти вопросы в настоящей статье.

Этапы восстановления

Прямая ответственность за утерю документа лежит на лице или организации, в которой он должен храниться. Соответственно, это или само застрахованное лицо или его работодатель (в периоды официального трудоустройства).

Первый вариант предполагает самостоятельное восстановление книжки. Во второй ситуации закон гарантирует обязанность нанимателя восстановить как сам документ, так и сведения, зафиксированные в нем.

В первую очередь рассылаются обращения по местам прежней работы. Организации подтверждают факт ведения трудовой деятельности гражданина в определенное время. Если какие-то из них ликвидированы или преобразованы, необходимо найти архивные записи или обратиться в организации-правопреемники. Без запроса в архив собрать достоверные полные сведения по стажу не удастся. Доказать факт работы помогут и свидетельские показания, правда, уже в судебном порядке. Однако чаще всего восстановление происходит благодаря информации из ПФР. Значительная часть записей с 2002 года содержится именно в Пенсионном фонде. Более подробную информацию о самостоятельном восстановлении документа и назначении пенсии без трудовой книжки можно прочитать в статье "Как оформить страховую пенсию без трудовой книжки?".

Восстановление документа в случае работы только в одной организации

В случае, если гражданин трудоустроился и все время проработал в одном месте (т.е. получил непрерывный стаж), восстановление трудовой пройдет наиболее просто, практически без проблем – по документации из отдела кадров. Для этого сотрудником кадровой службы будет заведена новая книжка, в которую внесут:

1. подпись «дубликат» на первой странице вверху справа;
2. данные трудящегося на основе документа, удостоверяющего личность, а также диплома;
3. полные сведения о трудовой деятельности, в том числе переводы, продления трудового договора (книжка заполняется на основании информации трудового договора, дополнительных соглашений, личных карточек, иных локальных нормативных актов). При отсутствии нужных документов вносятся только официально подтвержденные юридические факты;
4. факты о награждениях и иных поощрениях в соответствии с выписками из приказов, распоряжений организации.

Однозначного списка документов, которые требуется представить для восстановления книжки, нет. Кроме личных документов и приказов с работы, в него могут включаться архивные справки и иные распоряжения.

Восстановление документа в случае работы в различных организациях

При наличии стажа в других организациях алгоритм создания дубликата немного отличается. Информация о предыдущих местах работы заполняется только в том случае, если есть документальное тому подтверждение.

В случае потери трудовой книжки стаж, полученный на предыдущих местах работы, суммируется. Соответственно, в документе информация указывается следующим образом: «Общий стаж работы – 15 лет 3 месяца 21 день».

Процесс восстановления записей через ПФ РФ

Сам по себе, процесс представляет собой выдачу дубликата книжки. В нее так же вносится вся информация по каждому месту работы. Все надписи, признанные недействительными, в новый документ уже не переносятся. Максимально упростить сбор информации поможет копия страниц утраченной книжки, если таковая куда-либо предъявлялась.

Восстановление документа через ПФР осуществляется по тому же принципу, что и через отдел кадров по месту работы. Сотрудники фонда в таком же порядке отправляют запросы в организации, в которых трудился гражданин, в архивные учреждения и т.д. Сведения об официальном трудоустройстве граждан с 2002 года хранятся в базе данных ПФР, поэтому запросы об этом годе трудоустройства (и позднее) не отправляются.

ПФР помогает не только восстановить утраченные сведения, но и скорректировать имеющиеся. Обнаруженные неточности и ошибки в трудовой книжке исправляются после обращения в организацию.

Что взять с собой в отделение фонда

Для получения новой книжки необходимо предоставить документы, которые подтвердят действительность осуществления трудовой деятельности. Это могут быть трудовые договоры с теми учреждениями и организациями, где сотрудник когда-то работал. Принимаются только документы с подписями сторон и печатью. Во внимание берутся и заполненные ранее трудовые книжки.

Заменой договоров являются справки от руководителя организации или органа. Они выписываются в регламентируемой законом форме, а действительность подтверждается подписью и печатью ответственного лица. Кроме того, подтвердить страховой стаж можно с помощью:

• выписки из приказов о принятии на должность;
• лицевого счета, на который приходила заработная плата;
• справок и ведомостей о начислении зарплаты.

Заключение

Итак, восстановить записи в новой трудовой книжке можно в Пенсионном фонде РФ. Если в утрате или порче виновен работодатель, то сотрудник не обязан заниматься созданием дубликата, этим занимается отдел кадров.