Регистрация организаций по месту нахождения обособленных подразделений

Любая официально зарегистрированная в ЕГРЮЛ организация вправе создавать свои обособленные подразделения (ОП) вне места своего постоянного нахождения. Создание ОП предполагает ведение какой-либо деятельности и найм работников. Следовательно, ОП должно быть зарегистрировано, а организация должна платить налоги и страховые взносы за своих сотрудников. Рассмотрим в данной статье, как происходит процедура регистрации ОП в государственных органах, какие документы нужно предоставить, и какие меры ответственности предусмотрены за нарушение порядка и срока регистрации.

Виды обособленных подразделений

У организации может существовать несколько видов ОП. Это филиалы, представительства и простые ОП. Филиалы могут выполнять все функции организации, представительства — представлять ее интересы. Обособленным подразделением, в соответствии с определением Налогового Кодекса (НК) (ст. 11, п. 2) называется отделение организации, удовлетворяющее следующим условиям:

• ОП находится на территориальном удалении от организации;
• В ОП созданы стационарные рабочие места (от одного) на срок более 1 месяца.

При наличии перечисленных условий во внимание не берется тот факт, было или нет создание ОП предусмотрено в учредительных и иных документах этой организации. ОП не может являться отдельным юрлицом. Для простых ОП не обязательно создание отдельного расчетного счета в банке и регистрация его в ЕГРЮЛ. В ст. 83 (п. 1) НК сказано, что если ОП находятся вне территориального подчинения налогового органа, где зарегистрирована головная организация (ГО), то ГО должна зарегистрироваться по месту расположения каждого своего ОП в течение 30 дней с момента его создания.

Где нужно зарегистрировать созданное ОП?

При создании ОП его нужно зарегистрировать в нескольких государственных структурах. Это является обязательным условием. Нарушение данного правила карается мерами административного воздействия, о которых будет рассказано далее в статье. Обособленное подразделение необходимо поставить на учет в следующих структурах:

• В налоговой инспекции. Постановка на налоговый учет ОП имеет заявительный характер (бланк заявления), организация обязана сообщить об открытии ОП в налоговую по месту своего нахождения. Не позднее следующего рабочего дня данная инспекция должна сообщить об открытии ОП в налоговую по месту нахождения ОП (п. 1 Письма ФНС № МН-37-6/10623@ от 03.09.2010 г.). При открытии нескольких ОП на территории одного муниципального образования, которое курируют несколько налоговых подразделений, ГО вправе выбрать любое из них;
• В Фонде социального страхования (ФСС). Данное указание предписано Федеральным Законом (ФЗ) № 125-ФЗ от 24.07.1998 года. Скачать бланк заявления можно здесь;
• В Пенсионном фонде (ПФ) по месту нахождения ОП. Регистрация осуществляется также по заявлению.

До 2011 года необходима была регистрация в Фонде обязательного медицинского страхования (ФОМС) по месту нахождения ОП. На основании ч. 4 ст. 17 Федерального закона от 29.11.2010 № 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации» эта необходимость была отменена, а функции и регистрации и снятию с учета были переданы в ПФР. Следует учитывать, что регистрация в перечисленных фондах необходима только ОП, имеющим отдельный от ГО баланс. Как правило, это филиалы и представительства.

Порядок действий и необходимые документы

Регистрация ОП подразумевает совершение определенных последовательных действий со стороны ГО. Для того чтобы зарегистрировать ОП, необходимо в налоговую инспекцию по месту нахождения ОГ предоставить пакет документов. Все документы (кроме заявления) должны быть в форме заверенных копий. Перечень документов:

• Сообщение по форме № С-09-3-1, бланк которого приведен ранее в статье, должно содержать следующую информацию:
  • наименование организации;
  • отметку о вновь созданном ОП;
  • уведомление о лице, предоставляющем данные сведения и документах, подтверждающих его полномочия;
  • сведения об ОП (наименование, адрес, дату создания).
• Свидетельство о постановке организации на учет в налоговой по месту нахождения ГО;
• Документы, удостоверяющие создание ОП. Это могут быть:
  • учредительные документы, в которых указаны сведения об ОП;
  • внутренние документы по организации: Положение о ОП, Приказ о создании ОП;
  • выписка из ЕГРЮЛ.

Все предоставляемые копии должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации. Количество прилагаемых к Сообщению документов должно быть указано в Сообщении в специально отведенном поле. Затем нужно направить эти документы в налоговый орган, в территориальном ведении которой находится головная организация. Это можно сделать несколькими способами:

• Доставить лично в инспекцию. Узнать адрес и реквизиты нужного подразделения ФНС можно на официальном сайте ФНС. Для этого нужно поставить метку выбора статуса «Юридическое лицо», ввести адрес расположения ОП, автоматически выберется искомое муниципальное образование. Кликнуть по кнопке «Далее». На экране появятся все реквизиты нужной налоговой инспекции;
• Отправить заказным письмом с подключением опции уведомления о вручении отправления адресату. При этом почтовый адрес инспекции можно узнать способом, описанным в предыдущем пункте;
• Послать заявление (сообщение) посредством интернета с использованием электронной подписи.

Сообщение должно быть рассмотрено и зарегистрировано ОП в течение 5 дней. В этот срок заявителю должно быть выслано извещение о постановке на учет. Данный срок регламентирован ст. 84 (п. 2) НК. Извещение о постановке на учет может быть отправлено как на бумажном носителе, так и в электронном виде с электронно-цифровой подписью уполномоченного лица (п. 4 Письма ФНС РФ от 03.09.2010 № МН-37-6/10623@). Датой регистрации ОП будет являться дата создания ОП, указанная в Сообщении, направленным в налоговый орган.

Меры ответственности за нарушение

Несоблюдение порядка и сроков регистрации ОП карается административным наказанием. Меры ответственности могут быть применены как к организации, так и к ее руководителю. Административное наказание для организации регламентируется НК, а для руководителя — Кодексом об административных правонарушениях (КоАП). В таблице ниже рассказано, что грозит нарушителям порядка, утвержденного законодательством.

Стоить отметить, что в случае изменения территориального расположения обособленного подразделения, его необходимо снять с учета, а затем снова поставить по месту нахождения. Такую процедуру необходимо проводить, поскольку законодательством не установлен порядок учета в налоговой инспекции ОП в связи с изменением места их нахождений. Это подтверждает письмо Минфина РФ № 03-02-07/1-278 от 14.07.2008 г.

Заключение

Постановка вновь созданного обособленного подразделения на учет в различные государственные структуры является обязательной для каждой организации. Порядок регистрации ОП регламентируется законодательством, его нарушение карается административными санкциями в форме штрафов, размер которых варьируется в зависимости от тяжести нарушения.