Сдача отчетности в ФСС

Сдача отчетов по форме 4-ФСС (взносы по травматизму и выплатам на страховое обеспечение) в Фонд социального страхования (ФСС) является обязательной для всех организаций, имеющей работников, независимо от формы собственности и вида налоговой отчетности. Кто должен отчитываться, каков процесс сдачи отчетов, и что грозит за некорректное оформление документа или несвоевременную его подачу — рассмотрим далее в статье.

Кто, как и когда обязан подавать отчеты?

Отчетность по форме 4-ФСС была изменена и введена в использование Приказом ФСС №381 от 26.09.2016 «Об утверждении формы расчета». Форма должна быть заполнена без ошибок, не должно быть прочерков или пустых полей для заполнения. Сведения подаются нарастающим итогом, то есть учитываются данные предыдущих отчетных периодов в рамках календарного года. Если проверяющий обнаружит ошибку в передаваемых данных, то необходима подача корректирующего отчета.

Отчетность сдается в территориальное отделение Фонда, к которому относится отчитывающаяся организация или ИП, в том виде, который предписан в зависимости от количества нанятых работников. Для наглядности в таблице 1 представлена информация о юридических лицах, обязанных сдавать отчетность в ФСС, способы и сроки ее подачи. Здесь же конкретизированы сроки отчетности в текущем 2018 году.

ИП или организации численностью до 25 человек могут подавать отчетность в ФСС как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Если ИП не нанимает работников, то он вправе перечислять в ФСС страховые взносы за себя в добровольном порядке. Отчетность в таком случае оформлялись по форме 4а-ФСС, но в 2016 году Федеральным законом №55 «О внесении изменений» такая форма была отменена. Если юридическое лицо временно не ведет какой-либо деятельности, то оно обязано сдавать так называемую «нулевую отчетность». При этом сроки и способы подачи документов не отличаются от стандартных.

Типичные ошибки оформления

Порядок заполнения отчетной документации представлен в Приложении № 2 к приказу Фонда социального страхования Российской Федерации №381. В нем освещены требования по заполнению титульного листа формы, детально рассказано о заполнения раздела с расчетами, который содержит несколько таблиц. Но несмотря на подробную инструкцию, далеко не все работники бухгалтерии могут безошибочно заполнить форму отчетности в ФСС. К наиболее типичным ошибкам, допускаемым бухгалтерами, относятся:

• Указание неполного наименования юридического лица;
• Неправильное написание номера контактного номера телефона (без кода города);
• Незаполненная таблица №5 при сдаче нулевой отчетности;
• Учет сотрудников, работающих дистанционно, в 1 строке с 3 по 6 графу (оценка условий труда);
• Неверное проведение начислений физлицам (строка 1 таблицы 1).

Следует помнить, что за передачу преднамеренно ошибочных сведений предусмотрено административное наказание. Отчетность в ФСС нужно направлять в электронном виде, если численность работников юридического лица больше 25 человек и на бумажном носителе — если меньше 25. Бумажный документ можно доставлять в ФСС разными способами: лично в офис фонда или через представителя на основании оформленной доверенности, а также заказным письмом посредством Почты России. При этом обязательно оформить бланк описи вложения и сохранить квитанцию почтовой отправки. Именно дата отправления, удостоверенная квитанцией, является датой сдачи отчетности. Доставка отчета в ФСС должна быть осуществлена не позже оговоренного в законодательстве срока. В противном случае будет наложен административный штраф.

Меры ответственности за нарушения

Неправильное заполнение формы отчета или нарушение сроков сдачи влекут за собой наступление административной ответственности. Меры наказания зависят от серьезности нарушения и регламентируются ст. 26.30 Федерального Закона № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании» в редакции от 7.03.2018 года. В таблице 2 представлены виды санкций за те или иные нарушения, связанные с подачей отчетности в Фонд социального страхования.

Кроме перечисленных мер воздействия на юридическое лицо, нарушающее правила предоставления отчетности, предусмотрена и персональная ответственность на должностное лицо, отвечающее за оформление и передачу отчета. На данного сотрудника накладывается административный штраф в размере от 300 до 500 рублей. На ИП данное наказание не распространяется.

Сдача отчетности в электронной форме

Для передачи отчета посредством интернета необходимо заранее получить электронно-цифровую подпись (ЭЦП) (услуга платная). Без ЭЦП документ, передаваемый по интернету, не действителен. Получить подпись нужно в удостоверяющем центре, адрес нахождения которого можно узнать в региональном офисе ФСС или на официальном сайте фонда. Передавать непосредственно данные отчета в электронной форме можно одним из 3 способов:

• Через оператора электронного документооборота;
• На официальном сайте ФСС;
• В офисе многофункционального центра (МФЦ) «Мои документы» в любом отделении данной организации на территории РФ (ФЗ № 384-ФЗ от 05.12.2017 года).

Первый способ возможен, если у отчитывающейся организации заключен договор на предоставление подобной услуги. Для второго способа необходимо зарегистрироваться на интернет-ресурсе и создать личный кабинет. Затем нужно зарегистрировать организацию, которую представляет уполномоченное лицо. Только после этого можно будет вводить данные отчетной ведомости. Итоговый этап — проверка прохождения отчета и получение квитанции. Для передачи отчетной ведомости можно выбрать наиболее удобный для работодателя вариант.

Заключение

Сдача отчетности в ФСС является обязательной для всех организаций и ИП, имеющих наемных работников. Осуществить передачу данных можно электронным способом или на бумажном носителе (только для фирм с количеством работников менее 25). Непредставление отчетности или некорректные данные в отчете караются административными штрафами.