Как работать с электронными больничными

С 1 июля 2017 листки нетрудоспособности можно оформлять в электронном виде, теперь они обладают той же юридической силой, что и бумажные аналоги. Это упрощает работодателям взаимодействие с фондом социального страхования, ведь все сведения хранятся в общей базе, доступ к которой обеспечивается через интернет. К тому же, эта система полностью исключает вероятность подделки документов, когда работники приносят недействительные медицинские справки, по которым они могут сколько угодно находиться на больничном.

Как взаимодействует работодатель с ЕИИС ФСС?

Новые информационные технологии призваны обеспечивать Фонду социального страхования прозрачность финансовых потоков, возможность отслеживать корректность направления тех или иных выплат, получать сложные аналитические отчеты и любую информацию из базы данных в режиме реального времени. Таким образом обеспечивается эффективная система управления всеми страховыми средствами ФСС. В общем виде процедура взаимодействия организаций и Фонда выглядит следующим образом:

1. Заключение соглашения с Фондом социального страхования.
2. Получение электронной подписи, интегрированной с ЕИИС Соцстраха. Если подпись имеется, проверить ее адаптированность под работу системой можно на официальном сайте ФСС.
3. Создание личного кабинета на сайте ФСС.
4. Установка на компьютеры в бухгалтерском отделе необходимого ПО: СКИЗ (для защиты информации) и софт для работы с ЭЛН.

В целях обеспечения безопасности на ПК у бухгалтеров должны быть установлены профессиональные версии антивирусных программ. Это нужно для предотвращения кражи персональной информации. На 2018 год использование электронных больничных не является обязательным — организации вправе сами решать, каким методом обрабатывать листки нетрудоспособности. При использовании ЭЛН необходимо получить от каждого сотрудника письменное разрешение (заполняется в свободной форме). Далее более подробно разберем основные моменты.

Получение электронной подписи

Электронная подпись должна быть совместима с системой ЕИИС «Соцстрах». Купить её можно в одном из удостоверяющих центров. Адрес ближайшего отделения можно узнать на сайте МинКомсвязи РФ. Если у организации (руководителя) уже имеется цифровая подпись, то необходимо уточнить у оператора, адаптирована ли она для работы с Личным кабинетом на сайте Фонда социального страхования.

Регистрация на портале Госуслуги

Когда электронная подпись получена, необходимо зарегистрироваться на портале «Госуслуги». Первым делом руководитель предприятия (или ответственное лицо по ФСС) должен пройти регистрацию как физическое лицо. После этого с использованием этой учетной записи заводится юридическое лицо (ИП или ООО). Также на сайте государственных услуг должны зарегистрироваться все работники, желающие пользоваться электронными листками нетрудоспособности. Если предприятие желает полностью перейти на ЭЛН, оно должно уведомить всех сотрудников о необходимости завести учетную запись на портале «Госуслуги». Незарегистрированные сотрудники смогут пользоваться обычными, то есть «бумажными» больничными.

Необходимое программное обеспечение

Для всех желающих подключиться к единой системе Фонд разработал сервисы личных кабинетов. Они доступны по ссылке. Для работы потребуется соответствующее программное обеспечение. Предусмотрено 2 варианта — использовать бесплатный софт от ФСС — АРМ ЛПУ или адаптировать собственную информационную систему под работу с ЕИИС. Главное достоинство первого варианта — доступность. За использование АРМ ЛПУ не нужно платить (за исключением некоторых дополнительных услуг). Однако он имеет и ряд недостатков, наиболее значимый из которых — необходимость постоянного дублирования информации.

Дело в том, что система Соцстрах не интегрирована с ЕГИСЗ, в связи с чем «не умеет» автономно собирать сведения о ЭЛН. Поэтому медицинским работникам приходится повторно вносить информацию. Поэтому самым оптимальным вариантом является использование интегрированной МИС. Чтобы использование программного обеспечения было юридически законным, оно должно быть интегрировано с ЕИИС Соцстрах. На сайте ФСС представлен перечень требований к софту. Интеграция происходит по следующему сценарию:

1. Сотрудник компании производит через МИС запрос на вход в систему Соцстрах для получения больничных (с указанием их требуемого количества). В итоге в базе данных отображается весь необходимый список.
2. Медицинский работник через МИС создает листок нетрудоспособности. При использовании электронной версии ставится соответствующая пометка.
3. МИС избирает из базы данных номер требуемого ЭЛН. На этом идентификаторе ставится пометка «использованный». МИС подставляет соответствующий номер в ЭЛН. Если свободные номера отсутствуют, в программе должно появиться уведомление об ошибке.
4. Пользователи в штатном режиме корректируют ЛН (указывают сроки и причины утраты трудоспособности). Каждый ЭЛН заверяется с помощью электронной подписи.
5. Оператор формирует реестр созданных листков нетрудоспособности и отправляет их в ЕИИС. Для этого используется метод prParseFilelnlpu

Основными разработчиками ПО являются компания «1С», предлагающая программное обеспечение для медицинских учреждений (1С:Медицина. Больничный, 1С:Медицина. Поликлиника, 1С:Медицина Стационар), «Газинформсервис» (Криптографическая платформа Litoria Crypto Platform), «Тензор» (СБИС Электронная отчетность), «СКБ «Контур», компания «ПАРУС» и другие.

Руководство по работе с Личным кабинетом

С 1 июля 2017 года, по желанию работника (обязательно письменное согласие) он может получить листки нетрудоспособности в электронном виде. Об этом написано в 5 пункте 13 статьи ФЗ №255. Согласно этому законодательному акту, ЭЛН должны быть размещены в единой информационной системе ФСС и содержать электронную подпись. Таким образом, с 1.07.17 ЭЛН становятся полноценной заменой бумажным носителям, то есть имеют такую же юридическую силу.

В Постановлении Правительства РФ №1567 сказано, что для участия в программе информационного взаимодействия страхователи могут использовать не только личный кабинет ФСС, но и собственное программное обеспечение (оно должно быть интегрировано и отвечать всем необходимым требованиям безопасности). Для получения доступа ко всем функциям единой информационной системы ФСС, необходимо произвести следующие манипуляции:

1. Перейти на сайт ФСС и пройти процедуру регистрации. Для этого потребуется указать персональные данные, рабочий номер телефона и почтовый ящик. Также можно авторизоваться через учетную запись на портале «Госуслуги» (только для верифицированных пользователей).
2. Пройдя процедуру аутентификации, необходимо войти в личный кабинет. Система предложит список электронных больничных (если их несколько), среди которых нужно выбрать интересующий.
3. Заполнить во вкладке ЭЛН основные сведения о сотруднике (ФИО, СНИЛС и так далее), дата выдачи, информация о временных рамках нетрудоспособности и статус (уплачено или нет пособие).

В любой момент пользователь личного кабинета может корректировать ЭЛН: сообщить об ошибке, изменить статус или прикрепить дополнительную документацию (например, медицинское заключение). Всем участникам системы доступные такие возможности личного кабинета, как загрузка в систему ЭЛН или внесение в них корректировки (для медучреждений); получение необходимых сведений о состоянии нетрудоспособности своих сотрудников и порядке выплат пособий (бухгалтерия); проверка состояния своих больничных листов (сотрудники).

Заключение

С появлением ЭЛН обязательное страхование становится полностью прозрачным. Исключена вероятность предоставления поддельных документов. Единая информационная система также обеспечивает сохранность больничных, так как все сведения хранятся в единой электронной базе, доступ к которой имеют страхователи в любое время.